El proceso de las operaciones

Voy a tocar un tema que casi nadie le gusta hacer, en las empresas, negocios y proyectos, todos somos expertos en planeacion, en estrategia, en definir funciones y responsablidades a los demas, pero nos olvidamos como llevar a cabo esa estrategia o esa planificacion, y en este punto interviene el proceo de operaciones, el area operativa, propiamente dicha.

El proceso de operaciones de una organización debe atender a la cultura de ejecución, conectando las personas y la estrategia a resultados concretos. Alinear estos elementos crea el diferencial competitivo: el proceso de estrategia define donde el negocio quiere ir, el de personal define quien va a hacer que el negocio llegue allá, y el de operaciones dice cual es el camino para llegar al objetivo.

El plan operacional debe detallar los programas que serán ejecutados por la organización para cumplir con las metas deseadas (especialmente las financieras). Este plan debe partir de una discusión abierta, y no de una imposición de metas creada a partir del plan estratégico.

La creación del plan operacional está conectada al presupuesto de la organización, porque involucra la aplicación de recursos en las iniciativas correctas. El desarrollo del presupuesto debe ser hecho en pocos días y de arriba para abajo, o sea, a partir de algunas premisas básicas se definen las metas generales. En seguida, los líderes cuestionan y prueban las premisas para asegurar que son verdaderas y a partir de esto detallar el plan de presupuesto.

Para reforzar la cultura de ejecución, debe existir una sincronización entre las partes de la organización.
Esto quiere decir que todos trabajen bajo las mismas premisas, y que alteraciones en los planes o en las premisas se reflejen en acciones conjuntas de todas las áreas (por ejemplo, aplicación de recursos).

Tener premisas confiables es la base para establecer objetivos realistas. Las premisas deben ser evaluadas y probadas exhaustivamente, porque una premisa falsa puede llevar a desastres irreversibles en el futuro. Por esto, la discusión de estas premisas es una de las partes más importantes en la elaboración del plan operacional. El entendimiento de los líderes sobre la realidad interna y externa de la organización hace este proceso posible.

Después de la discusión de las premisas, preparase el plan operacional, definiendo metas y corto, mediano y largo plazos para la organización y sus unidades de negocios. Es importante dejar claro nuevamente que no se trata de poner números mayores que el año
anterior, se trata de tener una discusión franca sobre las posibilidades de la organización.

Todas las metas deben tener ambición, pero ser realistas.

Durante la creación del plan operacional los líderes deben hacer opciones (trade-offs). Los recursos humanos, financieros y organizacionales son siempre limitados. La preparación
de los líderes es lo que los llevará a las mejores decisiones. Las opciones pueden involucrar aplicación de recursos en diversos proyectos, combinación de metas de corto y largo plazos, opciones de inversión, outsourcing, tecnología, etc.

Este debate servira para determinar las opciones que la organización hará debe tener participación de los más altos niveles, y garantizar que las decisiones no serán políticas y estén alineadas con los objetivos estratégicos.

Finalmente, así como en el plan estratégico, el acompañamiento y seguimiento son necesarios para asegurar que las responsabilidades asumidas están siendo cumplidas.

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Acerca de jguevara10

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